マンション管理組合は区分所有者全員で構成されますが、話し合いや物事を決めるときに、毎回、全員を集めるのは難しいので、組合員の中から一定の権限をもたせた理事を選出し、理事会を構成します。
理事は各組合員の意見や要望を吸い上げて、理事会等でそれらを取りまとめて実行に移します。
理事の具体的な役割や仕事には、マンション管理会社など業者との連絡・交渉・契約の他、マンションの修繕計画の作成・変更、マンションの点検・チェック、マンション管理規約案や使用細則案の作成、住民からの意見・要望等への対応、イベントの企画・実施などがありますが、管理会社にて助言を得ながら、管理組合運営を行います。
理事はそれらを実現したり実行に移すために、理事会や総会を定期的または不定期に開催します。
なお、理事は総会によって選任されます。
理事長を補佐しながら、上記職務の組合運営に携り、理事長に事故がある時は、その職務を代理し、理事長が欠けた時はその職務を行います。
理事会に出席して議決に参加する事がその主な職務となります。
また、理事会決議等により、会計担当理事・自治会担当理事等を定め、役務の分担を担う場合があります。
監事は管理組合の会計・業務執行について監査する役割を負っています。
①組合の財産状況および組合の業務の執行状況を監査し、その結果を総会において報告します。
②組合の財産の状況および組合の業務の執行状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することが出来ます。
③理事会に出席して意見を述べることが出来ます(議決に参加することはできません)。
管理組合の役員を経験することにより、管理組合に対する組合員自身の意識が育成される面があることから、組合員全員が、一度は役員になることが望ましいと思われます。
その方法として、多くの管理組合が輪番制を採用しています。
しかし、区分所有法では、理事や理事長の選出方法については触れられていません。
各管理組合の事情に合わせ、人数や任期、選出方法等をご検討ください。